Nutzungsbedingungen

Betreiber

Timo Kröner, handelnd unter Toolzentrale (Einzelunternehmen), Mittelstraße 5, 59174 Kamen, Deutschland. Kontakt: info@toolzentrale.pro.

Nutzerrollen und Vertragspartner

Toolzentrale unterscheidet Privatnutzer, Beschäftigte und Selbständige beziehungsweise Unternehmen. Eine Kontorolle ersetzt weder eine tatsächliche berufliche Befugnis noch eine Datenschutz-Rechtsgrundlage.

Die Auswahl „Beschäftigte“ begründet keinen Vertrag mit einem Arbeitgeber, keine Vertretungsmacht und keine Freigabe von Arbeitgeberdaten. Dafür werden weder Arbeitgeberdaten, ein Arbeitgebervertrag noch eine hochgeladene Arbeitgeberfreigabe verlangt. Vertragspartner ist die Person oder das Unternehmen, mit der beziehungsweise dem der Nutzungsvertrag tatsächlich geschlossen wird.

Sichtbare Funktionen erlauben keinen Zugriff auf fremde Daten. Serverseitige Zugriffe bleiben nach Konto, Mandant, Rolle und Freigabe beschränkt.

Vertragsschluss und Textfassung

Die allgemeine Registrierung ist geschlossen. Zugänge können aufgrund gesonderter Vereinbarung eingerichtet werden. Eine Freischaltung ersetzt nicht die erforderliche aktive Annahme der angezeigten Nutzungsbedingungen.

Die Bedingungen werden vor Annahme einsehbar, herunterladbar und dauerhaft speicherbar bereitgestellt. Fassung, handelndes Konto, tatsächlicher Vertragspartner beziehungsweise Mandant und Annahmezeitpunkt werden dokumentiert. Bestehende Annahmen werden nicht rückwirkend umgeschrieben.

Datenschutzhinweise dienen der Information. Ihre Kenntnisnahme ist keine pauschale Einwilligung.

Privatnutzer und Beschäftigte: ausschließlich lokale Fachtools

Kündigungshilfe, Lebenskompass und Vollmachten verarbeiten bei Privatnutzern und Beschäftigten den Kundenvorgang ausschließlich auf dem verwendeten Endgerät. Eingaben, Anlagen, Unterschriften und erzeugte Dokumente bleiben im Browser. PDF-Erstellung und Zeichnen der Unterschrift erfolgen clientseitig auf demselben Gerät.

Eine gewählte lokale Speicherung nutzt Browser-Speicher, insbesondere IndexedDB; lokale Einstellungen können je nach Funktion in localStorage liegen. Es gibt keine Übertragung des Kundenvorgangs an Toolzentrale-Cloudspeicher oder Kunden-APIs, keine automatische Synchronisierung, keine kundenspezifischen Cloudlinks und keine QR-Freigaben. Kundendaten gehören auch nicht in URLs, Analyse- oder Fehlerberichte und Serverlogs.

Privatnutzer dürfen eigene private Vorgänge bearbeiten. Beschäftigte dürfen reale Daten nur im Rahmen ihrer tatsächlichen beruflichen Befugnisse bearbeiten und müssen Datenschutz-, Geheimhaltungs- und IT-Vorgaben ihres Arbeitgebers beachten. Lokale Speicherung allein erteilt diese Befugnis nicht.

Lokal gespeicherte Vorgänge sind nur in diesem Browser auf diesem Gerät verfügbar. Nutzer sichern benötigte Daten über angebotene Export- und Downloadfunktionen. Browserdatenlöschung oder Geräteverlust kann sie entfernen. Heruntergeladene und bewusst weitergegebene Kopien müssen gesondert verwaltet und gelöscht werden; Toolzentrale kann sie nicht zurückrufen.

Konto-, Lizenz-, Vertrags- und Sicherheitsdaten werden getrennt serverseitig verarbeitet. Dafür gelten die allgemeinen Datenschutzhinweise; dies eröffnet keinen Zugriff auf lokale Kundenvorgänge.

Selbständige und Unternehmen: vertragliche Cloudfreigabe

Externe Selbständige und Unternehmen dürfen Cloud-Kundenvorgänge erst nach vollständiger vertraglicher Freigabe verwenden. Erforderlich sind ein bestimmter Verantwortlicher, die dokumentierte Annahme der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und die nachfolgend beschriebenen, tatsächlich geprüften und versionierten Anlagen. Erklärungen müssen vom Verantwortlichen oder einer wirksam vertretungsberechtigten Person stammen.

Bis dahin bleibt das Cloud-Echtdaten-Gate geschlossen. Die Annahme dieser Nutzungsbedingungen oder ein ausgefülltes Profil allein schaltet keine Verarbeitung fremder Kundendaten in der Cloud frei. Die lokal verfügbaren Fachfunktionen bleiben nutzbar.

Handelt Timo Kröner selbst als Verantwortlicher für einen eigenen Vorgang, entsteht kein Auftragsverarbeitungsvertrag mit sich selbst. Diese Betreiberzuordnung erteilt keinem anderen Konto eine Cloudfreigabe und ersetzt weder Rechtsgrundlage noch Zweckbindung des einzelnen Vorgangs.

Auftragsverarbeitung: Weisung, Vertraulichkeit und Sicherheit

Für eine freigegebene Verarbeitung im Auftrag gelten die folgenden Pflichten als Vertragsbestandteil zusammen mit dem angenommenen Anlagenpaket. Toolzentrale verarbeitet Kundendaten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen, auch bei Drittlandübermittlungen. Gesetzlich zwingende Abweichungen werden vorab mitgeteilt, soweit dies zulässig ist.

Befugte Personen werden zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer entsprechenden gesetzlichen Pflicht. Toolzentrale setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO um.

Hält Toolzentrale eine Weisung für datenschutzwidrig, informiert sie den Verantwortlichen unverzüglich und setzt die betroffene Verarbeitung bis zur rechtmäßigen Klärung aus.

Auftragsverarbeitung: Unterstützung, Rückgabe und Audit

Toolzentrale unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Verarbeitung und verfügbarer Informationen bei Betroffenenrechten, Datensicherheit, Datenschutzverletzungen, Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Bekannt gewordene Verletzungen des Schutzes von Auftragsdaten werden dem Verantwortlichen unverzüglich gemeldet.

Nach Ende der Verarbeitungsleistungen werden Auftragsdaten nach Wahl des Verantwortlichen zurückgegeben oder gelöscht; vorhandene Kopien werden gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben auf die erforderlichen Daten und Zwecke beschränkt. Das Anlagenpaket konkretisiert auch Sicherungskopien, Löschfristen und die erneute Anwendung dokumentierter Löschungen nach Wiederherstellung.

Toolzentrale stellt erforderliche Nachweise bereit und ermöglicht Prüfungen einschließlich Inspektionen durch den Verantwortlichen oder dessen beauftragten Prüfer. Vertraulichkeit und Daten anderer Mandanten sind dabei zu schützen; gesetzliche Kontrollrechte werden nicht ausgeschlossen.

Versionierte Anlagen und Unterauftragnehmer

Vor einer Cloudfreigabe werden die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die TOM, die Unterauftragnehmerliste und die Verarbeitungsbeschreibung jeweils mit eindeutiger Version, Datum und dauerhaft speicherbarer Fassung einbezogen. Das angenommene Paket muss dem tatsächlichen Betrieb entsprechen. Eine spätere Fassung überschreibt den historischen Annahmenachweis nicht.

Die Verarbeitungsbeschreibung bestimmt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck, Datenarten, betroffene Personengruppen sowie Rechte und Pflichten des Verantwortlichen für die freigegebenen Funktionen. Die TOM beschreibt tatsächlich umgesetzte Schutzmaßnahmen und Prüfverfahren. Die Unterauftragnehmerliste nennt tatsächliche Vertragspartner, Aufgaben, Verarbeitungsorte und gegebenenfalls erforderliche Drittlandgarantien.

Weitere Auftragsverarbeiter benötigen eine vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung. Bei allgemeiner Genehmigung informiert Toolzentrale vor Hinzuziehung oder Austausch so rechtzeitig, dass der Verantwortliche widersprechen kann. Ein Widerspruch wird vor Einsatz für die betroffenen Auftragsdaten geklärt; ohne rechtmäßige Lösung bleibt diese Verarbeitung gesperrt. Unterauftragnehmer erhalten gleichwertige Datenschutzpflichten; Toolzentrale bleibt für deren Erfüllung verantwortlich.

Derzeit ist kein vollständiges, anhand der tatsächlichen Infrastruktur verifiziertes Anlagenpaket für externe Cloud-Kundenvorgänge freigegeben. Deshalb kann ein solches Paket aktuell nicht angenommen und das externe Cloud-Echtdaten-Gate nicht geöffnet werden. Insbesondere werden keine unbestätigten Speicherorte, Zertifizierungen, Vertragspartner oder Transfergarantien zugesichert.

Empfehlungsmanagement als eigener Toolzentrale-Direktdienst

Das produktive Empfehlungsmanagement steht beruflichen Nutzern zur Verfügung. Privatnutzer erhalten eine Informationsseite, jedoch kein persönliches Empfehlungsprogramm. Die lokale Verarbeitung der drei Fachtools ist von diesem eigenständigen Direktdienst zu unterscheiden.

Toolzentrale bestimmt Registrierung, Pflichtfelder, Verifikation, Einwilligungsablauf, Aufbewahrung, Jahresranking und Übergabezeitpunkt. Interessenten geben ihre Daten selbst ein und geben sie aktiv für die Übergabe an den namentlich bezeichneten beruflichen Nutzer frei. Bis zur Übergabe verantwortet Toolzentrale den Dienst. Danach verantwortet der Empfänger, gegebenenfalls zusammen mit seinem Arbeitgeber, den weiteren Kontakt. Ein Arbeitgebervertrag wird dadurch nicht fingiert.

Es gibt keinen automatischen Import aus Arbeitgeberbeständen und keine CRM-Synchronisierung. Kontaktkanäle werden gesondert gewählt. Die besonderen Teilnahmebedingungen und Datenschutzhinweise des Empfehlungsdienstes gelten ergänzend.

Das unbezahlte Jahresranking verwendet ausschließlich Punkte ohne wirtschaftlichen Wert. Sie sind nicht gegen Geld, Gutscheine oder Sachleistungen einlösbar und begründen keinen Vergütungs- oder Auszahlungsanspruch.

Kosten

Ohne ausdrückliche Entgeltvereinbarung entsteht keine Zahlungspflicht. Eine unentgeltliche Nutzung wird nicht allein durch Änderung dieser Bedingungen kostenpflichtig.

Laufzeit

Soweit nichts anderes vereinbart ist, läuft der Nutzungsvertrag auf unbestimmte Zeit. Nutzer können ihn jederzeit beenden; der Betreiber kann grundsätzlich mit 30 Tagen Frist ordentlich kündigen. Gesetzliche und außerordentliche Rechte bleiben unberührt.

Prüfung der Ergebnisse und Haftung

Nutzer prüfen erzeugte Dokumente und fachliche Ergebnisse vor Verwendung auf Vollständigkeit und Eignung für den konkreten Vorgang. Das Tool versendet Kündigungen oder Vollmachten nicht automatisch an Versicherer.

Bei unrichtigen Angaben oder vertragswidriger Nutzung richtet sich die Verantwortungsverteilung nach den gesetzlichen Vorschriften. Die Prüfungspflicht schließt eine Haftung der Toolzentrale für von ihr zu vertretende technische oder inhaltliche Fehler nicht aus.